Wie lege ich eine neue Forderung im Webinterface an?

Bei eCollect können Sie Ihre Forderungen direkt im Online-Portal anlegen und an uns übergeben. Das Anlegen einer neuen Forderungsakte ist einfach und in wenigen Schritten gemacht. Um die angelegte Akte an eCollect zu übergeben, müssen Sie darauf achten, dass dass Sie den “Live”-Betrieb Ihres Accounts gewählt haben. Die Überstellung von Forderungen via Web -Interface ist zudem eine gute Möglichkeit, den eCollect-Service zu testen, bevor Sie mit der automatisierten Übergabe via API starten, die sich vor allen dann lohnt, wenn Sie zahlreiche Forderungen im Monat einstellen.

Schritt 1: Neue Forderungsakte erstellen

• Loggen Sie sich in Ihr eCollect-Konto ein: manage.ecollect.org

• Navigieren Sie auf “Akten” => “Neue Akte anlegen”

• Wählen Sie das Land (Wohnsitz oder Domizil) und den juristischen Status Ihres Kunden aus

Die eCollect AG betreibt Forderungen gegen private und juristische Personen. Je nach Land und juristischem Status des Kunden benötigen wir unterschiedliche Informationen, um ein rechtkonformes und effizientes Inkasso Ihrer Außenstände sicherzustellen. Unser System analysiert im ersten Schritt zunächst Ihre Auswahl und passt dann das Online-Formular entsprechend an. Falls Sie sich nicht sicher sind, welchen juristischen Status Ihr Kunde hat, finden Sie unter dem nachfolgenden Link eine ausführliche Erklärung.

Schritt 2: Kundendaten

Sobald Sie den ersten Schritt abgeschlossen haben, erscheint das vollständige, angepasste Formular für die Datenübergabe.

• Geben Sie zunächst den Namen und die Kontaktdaten Ihres Kunden an

Achten Sie bitte unbedingt darauf, alle obligatorischen Felder mit validen Daten zu befüllen. Akten mit fehlenden oder fehlerhaften Daten können durch uns leider nicht bearbeitet werden. Dies gilt insbesondere für Adress- und Kontaktdaten. Auch wenn nicht alle Felder befüllt werden müssen, hilft uns jede weitere Information über Kunden bei der Beitreibung und erhöht die Erfolgsquote signifikant. Übergeben Sie also bitte so viele Informationen zu Ihrem Kunden wie Ihnen möglich ist.

Bei Forderungen gegen Unternehmen und Organisationen ist der entsprechende Firmen-, Institutions- oder Vereinsname einzutragen. Tragen Sie bitte nicht den Namen einzelner Personen des Debitor-Unternehmens ein. In einem speziell dafür vorgesehenen Feld können Sie den Namen der Kontaktperson (Representative) vermerken.

Schritt 3: Die Forderungsdaten

Als nächstes übermitteln Sie uns die Informationen zur offenen Forderung:

• Tragen Sie zunächst den Betrag aus der/den fälligen Rechnung/en und das Fälligkeitsdatum ein

Mehrere Rechnungen eines Kunden zusammenführen: Sie können eine Sammelforderung für mehrere offene Posten eines Kunden anlegen. Summieren Sie dazu die Beträge aus den einzelnen Rechnungen. Achten Sie bitte darauf, dass nur die Hauptforderungen summiert werden. Weitere Gebühren (wie z.B. Mahnkosten, Bankgebühren, etc.) werden in einem separaten Feld als Nebenforderung aufgelistet. Wenn Sie keine Zahlungserinnerungen oder Mahnungen an Ihren Kunden versandt haben, wird das Fälligkeitsdatum der letzten ausgestellten Rechnung eingetragen.

• Mahn- und Bearbeitungsgebühren werden separat unter Nebenforderung hinzufügen eingetragen

Wählen Sie aus dem Drop-Down-Menü die Art der Nebenverschuldung aus und tragen Sie anschließend den Betrag ein. Es können mehrere Nebenforderungen angelegt werden: z.B. “Mahngebühren”, “Verzugszinsen”, “Bankgebühren” usw.

Wichtig: Eine Differenzierung zwischen Haupt- und Nebenforderung ist essenziell für die ordnungsgemäße Forderungsaufstellung und sorgt für glatte Abläufe im Beitreibungsverfahren.

• Sie wählen als nächstes den Vertragsgegenstand aus und tragen das Vertragsdatum ein

Der Vertragsgegenstand beschreibt das der Forderung zugrundeliegende Rechtsverhältnis zwischen Ihnen und dem Kunden. Aufgrund gesetzlicher Regularien in Deutschland, Österreich und der Schweiz sind wir verpflichtet, den Vertragsgegenstand Ihrer offenen Forderung abzufragen und dem Debitor in unseren Anschreiben mitzuteilen. Zur Vereinfachung der Aktenübergabe können Sie den Vertragsgegenstand einfach in einem Dropdown-Menü auswählen.

• Im Anschluss tragen Sie den Forderungsgrund ein: Dieser kann fallbezogen formuliert werden

In diesem Feld hinterlegen Sie eine genaue Beschreibung der erbrachten Leistung, bzw. Art und/oder Nummer des Vorgangs, wie z.B. “Lieferung von Milchprodukten”, “Einkauf vom TT.MM.JJ bei bestshopever.com”, “Offene Rechnung XXYYZZ”, “Abo im “fitness.club””, etc.

• Die letzte essenzielle Information zur Forderung ist die Rechnungsnummer

Wenn Sie mehrere Rechnungen summiert als eine Hauptforderung übergeben möchten, tragen Sie einfach die Rechnungsnummern aus den einzelnen Rechnungen in das Feld ein, indem Sie diese mit Kommata separieren.

Unter “Ergänzende Informationen” gibt es die Möglichkeit zusätzliche Notizen zur Forderung oder Informationen zum Kunden einzugeben, z.B spezielle Umstände, die zur der Entstehung der Forderung beigetragen haben oder eine zusätzliche E-Mail-Adresse Ihres Kunden

Schritt 4: Forderung übergeben

Sobald Sie alle Daten eingegeben und überprüft haben, braucht es nur noch die Übergabe der Forderung:

• Klicken Sie auf “Neue Akte anlegen” => Die Forderung wird an uns übergeben und wir beginnen mit dem Collection-Prozess

• Bitte beachten Sie, dass Übergaben nur im Live-Betrieb Ihres Kreditoren-Accounts stattfinden können!

Fehlermeldungen: Bestimmte Angaben sind zwingend notwendig für die Aufnahme des Inkassoprozesses. Wenn Sie obligatorische Forderungs- und Debitorendaten im Formular nicht eingetragen haben, verweigert das eCollect-System die Übergabe automatisch. Sie erkennen die noch erforderlichen Daten an den roten Markierungen, die nach dem Klick auf Neue Akte anlegen unter den jeweiligen Feldern erscheinen.

Bei Fragen bezüglich der Übergabe von Forderungen können Sie uns selbstverständlich auch per eMail an
support@ecollect.org
kontaktieren. Wir helfen Ihnen gerne!